ビジネスのシチュエーションにて、なくてはならないオンラインツール。

企業と社員全体の健康・安全を守ることができ、業務の効率化を図れるオンラインツールでは、秘書という仕事・スタイルのニーズが急上昇し、そのやりがいやメリット、仕事内容が気になるところ。

秘書というと、企業にて重要なポジションにあるビジネスパーソンにつき、さまざまなサポートをする仕事内容が一般的なイメージですが、オンライン秘書とはどんな違い・目的があるのでしょうか?

今回は、オンライン秘書の気になる仕事内容や目的、押さえておきたいメリットとデメリットをわかりやすくご紹介していきます!

オンライン秘書の目的・ニーズとは?

オンラインを通しての秘書業務は、企業の細かで確実性が重要視されている業務も時短で効率的に今までのスキルやノウハウを活かしながら仕事ができる、新しいビジネススタイルとして注目を集めています。

オンライン秘書の特徴・目的ややりがいを、ここでひとつひとつチェックしていきましょう。

そもそもオンライン秘書とは?

オンライン秘書とは、このネーミングからもイメージができるように、

・インターネットを活用したオンライン秘書による業務サポート

・企業に所属している社員が秘書からオンラインへシフトする働き方

・企業によっては在宅ワーク、副業のひとつとして求人募集をしているケースもある

などの特徴があり、オンライン秘書になると、地方に住んでいても、他の地域にある企業のオンライン秘書として、さまざまなサポートをしながら、秘書に必要なビジネススキル・マナー・ノウハウを身につけていくことができます。

オンライン秘書はこんな人が活躍している

オンライン秘書は、

・他の仕事をしながらも秘書に関する資格やノウハウがある

・結婚や出産、介護などのライフスタイルの変化で通勤が困難になった人

・地方の企業に就業し、さらなるキャリアアップを目標としている人

・在宅ワークをしている人

などが活躍し、企業側にとっては利便性があり、オンライン秘書として働く側は、スキルアップ・オンラインと実際に企業にて働く秘書両方の知識やノウハウを身につけていける、大きな強みがあります。

オンライン秘書のきっかけについて

オンライン秘書のそもそものきっかけ・ニーズが高まりつつある理由は、

・企業のルーティンワークのサポートをする

・社内の限られた人的リソースを最大限に活用する

などの目的・改善点に合わせ、オンライン秘書はさまざまな業務を任せられる、やりがいと責任あるビジネススタイルのひとつとなっています。

オンライン秘書にはどんなメリットがあるの?

企業・ビジネスパーソンの両方に、たくさんのメリットがあるオンライン秘書。

ここでは、オンライン秘書には実際に、どんなメリットがあるのかをひとつひとつチェックしてみましょう。

業務量と人件費のバランスをとることができる

大手・中小企業にかかわらず、企業には閑散期・繁忙期があり、その落差が激しいこともめずらしくはありません。

オンライン秘書は、定期的に必要となり、発生する喫緊の業務ではない場合でも、スタッフを直接雇う・募集する高額なコストをカットしながら、企業の業務量と人件費のバランスを上手に整えて、日々の業務を効率化できます。

幅広い業務を依頼できる

オンライン秘書には、

・時間単位

・人単位

という企業の目的や業務内容に合わせた契約形態が展開されているため、企業側にとって負担となる無駄が一切ありません。

また、オンライン秘書として活躍したいと目標を立てている働く側にとっても、オンライン秘書のスキルを身につけつつ、秘書に必要なマナーや知識をより増やし、今までよりも業務内容に幅を持たせることができます。

周りのスタッフの集中力・モチベーションも高まる

オンライン秘書は、企業側・働く側にとってのメリットばかりではなく、オンライン秘書とはかかわりのないビジネスパーソンにも大きなメリットがあります。

それは、今までは社内の社員がしていたバックオフィス業務などの仕事も、オンライン秘書に任せることができるので、企業の社員は自身のコアな業務にのみ集中でき、仕事に関してのモチベーションや集中力を良いままにキープすることができるのです。

オフィスへ来訪して業務をこなせるサービスも

のちほどにも詳しくご紹介するのですが、オンライン秘書だけでは紙の書類や領収書の整理など、オンラインでは済ませられない業務も存在しています。

ですがオンライン秘書のサービスの中には、スタッフが直接に会社に出向き、秘書業務をこなすシステムも採用され始めているため、実際に働く側は、秘書と経理両方の知識・スキルを身につけていくことができます。

オンライン秘書にはこんなデメリットがあった…

メリットばかりが多いオンライン秘書でも、いくつかのデメリットがあります。

これからオンライン秘書サービスを導入しようと考えている企業や、実際にオンライン秘書で活躍したいと思う人は特に、次のようなデメリットもあることを押さえておきましょう。

業務内容に制約があることも

企業の細かな業務に携わることができるオンライン秘書でも、

・紙の書類の管理

・領収書の整理や管理

など、オンラインツールではできない業務もいくつか存在しています。

そのため、企業側にとっては依頼できる範囲の業務が少なくなることもあり、それがネックとなって、思うように募集が集まらない可能性も考えられるのです。

スキルの事前確認が難しいケースも

秘書の業務を募集したり、実際に雇う際には、応募者に対しての面接を行い、対面にてその人のスキルや経歴を確認することができます。

ですがオンライン秘書の場合は、対面のような細かな面接・面談・選考を行うことが少ないため、応募者のスキルを明確にしないまま、さまざまな業務を任せることで、少なからずトラブル発生につながってしまうこともめずらしくはありません。

オンライン秘書サービスを利用する際のポイントとは?

オンライン秘書サービスは、便利でニーズが急上昇しているオンラインサービスを提供する企業によって、対応できる業務にくくりがあることも。

そのため、

・オンライン秘書にどのような業務を任せたいのか

・企業が必要としているサービスについて見極めておく

という二つのステップが重要なポイントになります。

また、オンライン秘書サービスに依頼したい業務を、企業が合わせるのではなく、依頼したいサービスが展開されているオンライン秘書サービスをピックアップすると、失敗が少なく、業務の遅滞や余計なトラブルを未然に防ぐことができます。

オンラインツールでは、秘書業務にかかわらず、WEB画面・メールでのコミュニケーションとなるため、思うような成果が得られない心配もあります。

このようなリスクを最小限に押さえるために、オンライン秘書応募の際には依頼業務を具体的に掲載していく必要もあります。

~おわりに~

秘書業務はもちろん、オンライン上での営業や経理、財務や人事など、幅広い業務に携わることができるオンライン秘書。

企業・働く側と、両方のニーズが急上昇しているオンライン秘書なら、不安定な時代の新たな強み・大きなやりがいとなっていくはずです!